Vacaciones y ausencias
Incapacidad permanente en 2025: qué debe saber RRHH ante la nueva ley
Incapacidad permanente y su impacto legal y organizativo en la empresa. Descubre cómo gestionarla desde RR.HH.
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Ronny Navarrete
HR Consultant
21 de mayo, 2025
La reciente aprobación de la Ley 2/2025 ha supuesto un cambio paradigmático en la gestión de la incapacidad permanente en el entorno laboral español. Esta reforma legal, que entró en vigor en abril de 2025, transforma por completo la manera en que las empresas deben abordar este tipo de situaciones desde el punto de vista jurídico, administrativo y organizativo.
Uno de los aspectos más relevantes para los departamentos de recursos humanos es su impacto directo en la gestión de ausencias. Ahora, las organizaciones deben adaptar sus protocolos y herramientas para responder con agilidad y cumplimiento normativo ante casos de incapacidad permanente, garantizando tanto la cobertura legal como la continuidad operativa.
¿Todavía no sabes cómo afecta esta nueva ley desde el área de RR. HH. y control de ausencias?
¡Toma nota de todo lo que te contamos a continuación!
¿Qué es la incapacidad permanente y cómo afecta a la relación laboral?
La incapacidad permanente se define como la situación del trabajador que, después de haber estado sometido al tratamiento prescrito y haber sido dado de alta médicamente, presenta reducciones anatómicas o funcionales graves, previsiblemente definitivas, que disminuyen o anulan su capacidad laboral.
Es importante diferenciar la incapacidad permanente de otras formas de incapacidad laboral:
- Incapacidad temporal: situación transitoria que impide trabajar y se recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social.
- Incapacidad permanente: reducción anatómica o funcional grave, previsiblemente definitiva, que disminuye o anula la capacidad laboral.
- Incapacidad laboral: término general que engloba cualquier situación que le impide desarrollar su actividad profesional.
Tradicionalmente, la declaración de incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez suponía una causa automática de extinción del contrato de trabajo. Sin embargo, la nueva Ley 2/2025ha modificado sustancialmente este aspecto, con importantes implicaciones.
Principales cambios introducidos por la Ley 2/2025
La nueva normativa introduce modificaciones sustanciales en el tratamiento de la incapacidad permanente en el ámbito laboral:
Eliminación del despido automático por incapacidad permanente
La modificación más relevante es la eliminación de la incapacidad permanente como causa automática de extinción del contrato de trabajo. Anteriormente, el artículo 49.1.e) del Estatuto de los Trabajadores contemplaba esta situación como motivo directo para finalizar la relación laboral. Con la nueva ley, desaparece.
Obligación de adaptar el puesto o reubicar al empleado
La compañía adquiere ahora la obligación de intentar adaptar el puesto de trabajo a las nuevas condiciones físicas o psíquicas. Si esto no fuera posible, deberá buscar una reubicación del empleado en otro puesto compatible con su situación de incapacidad, siempre que exista vacante adecuada.
Plazos establecidos para la comunicación y adaptación
Esta normativa establece unos plazos muy concretos que las compañías deben respetar:
- 10 días: plazo máximo para que el afectado manifieste su voluntad de continuar prestando servicios tras la declaración de incapacidad permanente.
- 3 meses: periodo que tiene la entidad para realizar los ajustes necesarios en el puesto de trabajo o reubicarlo.
Criterios para determinar si una adaptación supone una carga excesiva
La normativa establece que la empresa puede justificar la imposibilidad de adaptación cuando ésta suponga una «carga excesiva«, considerando aspectos como:
- El coste económico de las adaptaciones necesarias.
- El tamaño y facturación de la entidad.
- Las posibilidades de obtener financiación pública o ayudas.
- El impacto en la organización y su funcionamiento.
¿Qué debe hacer RRHH ante una situación de incapacidad permanente?
Los departamentos de Recursos Humanos deben implementar un protocolo específico para administrar adecuadamente las situaciones de incapacidad permanente. Algunos pasos a seguir son:
Evaluar la posibilidad de adaptar el puesto de trabajo
El primer paso consiste en realizar una evaluación exhaustiva del puesto de trabajo del afectado, identificando qué elementos deberían ser modificados para hacerlo compatible con su nueva situación. Esta evaluación debe contemplar aspectos ergonómicos, organizativos y funcionales.
Consultar con los servicios de prevención y representantes de los trabajadores
La normativa establece la obligación de realizar esta evaluación en colaboración con los servicios de prevención de riesgos laborales y, en su caso, con los representantes de los trabajadores. Este enfoque participativo busca garantizar una valoración completa y rigurosa de las posibilidades de adaptación.
Documentar todo el proceso de adaptación o reubicación
Es fundamental mantener un registro detallado de todas las acciones realizadas en el proceso de adaptación o reubicación, incluyendo:
- Informes de los servicios de prevención.
- Comunicaciones con el empleado afectado.
- Estudios técnicos de adaptación realizados.
- Análisis de puestos vacantes disponibles.
- Presupuestos de las adaptaciones consideradas.
Comunicar de forma clara y motivada cualquier decisión al afectado
Todas las comunicaciones deben realizarse por escrito, especificando claramente los motivos de cada decisión adoptada y garantizando que comprenda plenamente su situación y derechos.
¿Qué ocurre si no es posible adaptar el puesto de trabajo?
Si tras un análisis exhaustivo se determina que no es posible adaptar el puesto ni reubicar al empleado, la ley contempla la posibilidad de extinguir el contrato, pero bajo condiciones mucho más estrictas que en la normativa anterior.
Procedimiento para la extinción del contrato
Para proceder a la extinción del contrato por imposibilidad de adaptación, la organización deberá:
- Haber agotado todas las posibilidades razonables de adaptación y reubicación.
- Justificar documentalmente por qué las adaptaciones necesarias constituyen una carga excesiva.
- Comunicar por escrito al trabajador la decisión de extinción, detallando los motivos técnicos y organizativos que la justifican.
Requisitos legales para justificar la imposibilidad de adaptación
La empresa deberá demostrar que ha realizado un esfuerzo real y efectivo para adaptar el puesto o reubicarlo, aportando evidencias como:
- Informes técnicos sobre la inviabilidad de la adaptación.
- Análisis económico del coste de las adaptaciones necesarias.
- Documentación sobre la ausencia justificada de vacantes compatibles con la situación del trabajador.
Derechos del trabajador en caso de extinción del contrato
Si finalmente se produce la extinción del contrato, el empleado tiene derecho a:
- Indemnización equivalente a 20 días de salario por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades.
- Impugnar la decisión ante la jurisdicción social si considera que la empresa no ha cumplido con sus obligaciones de adaptación.
¿Cómo puede ayudar Sesame HR a gestionar estos cambios?
Ante este nuevo escenario legal, contar con herramientas tecnológicas específicas como Sesame HR puede marcar la diferencia en la correcta gestión de las incapacidades permanentes en la empresa. Algunas de las funcionalidades son:
- Registrar y clasificar los diferentes tipos de incapacidad.
- Almacenar la documentación médica y administrativa asociada.
- Gestionar los plazos legales establecidos mediante alertas automatizadas.
- Documentar todas las acciones realizadas en el proceso de adaptación o reubicación.
- Alertas para el plazo de 10 días de respuesta del trabajador.
- Recordatorios durante los 3 meses de adaptación o reubicación.
- Control de vencimientos de informes médicos y evaluaciones técnicas.
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