Vacaciones y ausencias
Pasos para gestionar vacaciones desde el departamento de RRHH
Si estás en el departamento de recursos humanos, descubre en este artículo cómo gestionar las vacaciones desde RRHH con agilidad y rapidez.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
3 de junio, 2025
Uno de los grandes retos del departamento de recursos humanos es la gestión de las vacaciones de la plantilla. Como es habitual, la mayoría de trabajadores querrán disfrutarlas en julio o agosto. Sin embargo, esto no es siempre posible. Así, tendremos que gestionar las vacaciones desde RRHH.
Por qué es importante gestionar las vacaciones desde RRHH
Quizá te parezca una cuestión secundaria, pero nada más lejos de la realidad. Como hemos dicho, la mayoría de solicitudes de vacaciones se concentran en fechas señaladas.
Verano, Navidad, Semana Santa… Incluso ante la posibilidad de un puente, se pueden concentrar solicitudes de días libres o de asuntos propios.
En caso de aprobar todas las solicitudes, nos arriesgamos a dejar un departamento o equipo sin trabajadores. Algo que, lógicamente, afectará negativamente los resultados de la empresa.
Por esta razón, es fundamental gestionar las vacaciones desde RRHH. Solo así garantizamos que la empresa pueda funcionar.
También es importante recalcar que una buena gestión de las vacaciones nos ayudará a satisfacer a los trabajadores. Habrá que intentar contentarlos a todo, aunque habrá que justificarnos cuando no sea posible.
Cómo gestionar las vacaciones desde RRHH paso a paso
Ahora que ya sabemos por qué deberíamos planificar las vacaciones desde RRHH, vamos a ver cómo hacerlo. Como en cualquier aspecto relacionado con los recursos humanos de nuestra empresa, la planificación es un aspecto fundamental.
Diseñar una política de vacaciones corporativa
Las empresas con una política de vacaciones funcionan mejor. Por esta razón, recursos humanos debería redactar la política de vacaciones y compartirla con los empleados.
Esto nos permitirá aclarar dudas y evitar malentendidos. Trabajando en base a unas normas clara, el trabajo será más fácil.
La política de vacaciones debe ser lo más clara posible, sin ambigüedades de ningún tipo. En ella se tendrán en cuenta todas las situaciones posibles.
¿Podemos partir las vacaciones? ¿Cómo se van a gestionar los días de asuntos propios? ¿Se pueden cambiar las vacaciones una vez concedidas? ¿Cómo se solicitan?
De este modo, los trabajadores sabrán cuándo y cómo solicitar las vacaciones. Y el equipo de RRHH tendrá unas pautas para gestionarlas.
A la hora de redactar la política de vacaciones tendremos en cuenta el Estatuto de los Trabajadores y el convenio sectorial. También la propia actividad de la empresa.
Prioridad en las vacaciones
Hay una pregunta clave en la gestión de las vacaciones: ¿quién elige primero? Según la respuesta a esta pregunta, nos resultará más fácil utilizar el gestor de vacaciones desde RRHH.
Lógicamente, nuestra política de vacaciones nos ayudará a establecer el orden. Para ello, hay tres métodos:
- Rotación de empleados. A priori, es el sistema más justo pues cada vez tiene prioridad un trabajador. De este modo, el empleado que hoy elige primero, la próxima vez será el último.
- Antigüedad. Este criterio sirve para premiar la fidelidad de los trabajadores. No son pocas las empresas que gestionan las vacaciones según la antigüedad del empleado. El mayor riesgo, generar descontento entre los recién llegados pues nunca podrán disfrutarlas cuando les interesa.
- Trabajadores con hijos. En un punto intermedio está esta opción. El objetivo es favorecer la conciliación familiar, haciendo coincidir las vacaciones de los trabajadores con las escolares.
Distribuir las vacaciones con antelación
Tras definir la política de vacaciones y la forma de reparto, toca ponerse a planificar. Hacerlo con tiempo es sinónimo de evitar problemas. Se aconseja planificar con al menos dos meses de antelación. Y siempre hay que se conscientes de que pueden surgir cambios e imprevistos.
El hecho de anticiparnos ofrece a nuestra plantilla cierto margen para planificar sus vacaciones. Pero también al equipo de recursos humanos le permite anticiparse a las necesidades durante las vacaciones. Quizá tengamos que redistribuir la fuerza laboral, reubicar trabajadores. Y esto no se puede improvisar.
Una buena planificación también nos permitirá conocer las necesidades humanas durante el periodo de vacaciones. ¿Habrá que contratar a alguien para suplir las bajas? Si la respuesta es afirmativa, tendremos que activar el proceso de selección con margen suficiente para no fallar.
Contar con un calendario de vacaciones nos ayudará a gestionarlas mejor. En todo momento sabrás cómo está el reparto de vacaciones entre tus trabajadores.
También los responsables de cada departamento conocerán las vacaciones de sus empleados para gestionar mejor la carga laboral.
¿Quién tiene prioridad a la hora de elegir las vacaciones?
La prioridad para elegir las vacaciones puede depender de varios factores, como las políticas de la empresa y la antigüedad de los empleados. Sin embargo, es importante seguir criterios equitativos y transparentes para evitar conflictos.
Criterios comunes de prioridad:
- Antigüedad: Los empleados con más tiempo en la empresa suelen tener preferencia.
- Urgencia del puesto: Los puestos clave o de difícil reemplazo pueden tener que ajustarse al calendario de vacaciones.
- Rotación y equidad: Debe buscarse una distribución equilibrada de las vacaciones para no afectar a la productividad del equipo.
¿Cuál es el protocolo para solicitar vacaciones?
El protocolo para solicitar vacaciones debe ser claro y bien comunicado para evitar confusiones. Normalmente, los empleados deben seguir ciertos pasos para asegurar que su solicitud sea gestionada de manera eficiente:
- Anticipación: Los empleados deben solicitar sus vacaciones con suficiente antelación, dependiendo de la política de la empresa.
- Formato de solicitud: Ya sea mediante un sistema de gestión digital o un formato físico, se debe tener un registro formal de la solicitud.
- Aprobación: Los responsables de RRHH deben revisar la solicitud, teniendo en cuenta la disponibilidad del personal y las necesidades del equipo.
¿Cómo llevar un control de las vacaciones de los empleados?
Llevar un control adecuado de las vacaciones es fundamental para evitar solapamientos y garantizar que siempre haya suficiente personal disponible. Algunas herramientas y métodos clave para el control incluyen:
- Sistemas de gestión digital: Software como Sesame HR permite hacer un seguimiento automatizado de los días de vacaciones de cada empleado.
- Calendarios compartidos: Utilizar calendarios colaborativos donde todos los empleados pueden ver las fechas de vacaciones aprobadas.
- Informes periódicos: Generar informes mensuales o trimestrales para revisar el estado de las solicitudes y los días pendientes.
Un buen control es esencial para evitar inconvenientes operativos.
¿Cómo calcular los días cuando hacemos la gestión de vacaciones?
El cálculo de los días de vacaciones es un aspecto crucial de la gestión de vacaciones. Para calcular correctamente las vacaciones de un empleado, se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Número de días establecidos por la ley: En España, los empleados tienen derecho a 30 días naturales de descanso al año.
- Cálculo proporcional: Si el empleado no ha trabajado todo el año o tiene un contrato parcial, las vacaciones deben calcularse proporcionalmente.
- Días no disfrutados: Si los días no se toman durante el año, generalmente se acumulan o se compensan.
¿Qué errores son frecuentes en la gestión de vacaciones?
La gestión de vacaciones puede presentar algunos errores comunes, que es importante evitar para asegurar la eficiencia en los procesos. Algunos de los más frecuentes incluyen:
- Falta de planificación: No permitir a los empleados planificar con antelación puede generar solapamientos y conflictos.
- Errores de cálculo: No calcular adecuadamente los días de descanso o no tener en cuenta los contratos a tiempo parcial.
- No actualizar la información: No llevar un control actualizado puede resultar en registros incorrectos de los días de descanso.
¿Qué es la gestión de vacaciones adecuada?
Una gestión de vacaciones adecuada es aquella que asegura que todos los empleados puedan disfrutar de su tiempo libre, mientras que la empresa sigue funcionando de manera eficiente. Esto implica una correcta planificación, comunicación clara y el uso de herramientas automatizadas para un control eficiente.
¿Cuál es la importancia de una gestión de vacaciones adecuada?
Gestionar bien las vacaciones es crucial para el bienestar de los empleados y la productividad de la empresa. Una gestión adecuada de las vacaciones ayuda a:
- Evitar el agotamiento: Garantizar que los empleados tengan tiempo para descansar y recargar energías.
- Mejorar la satisfacción laboral: Los empleados que pueden disfrutar de sus vacaciones de manera oportuna tienden a estar más comprometidos.
- Mantener la productividad: Al planificar y controlar las vacaciones de manera eficiente, se asegura que siempre haya suficiente personal disponible.
Programa tus vacaciones con Sesame HR
Todos estos pasos para gestionar las vacaciones desde RRHH confluyen en el uso de un software para el control de las vacaciones.
Es el caso de Sesame HR, desde donde podemos gestionar las vacaciones de los trabajadores. También los días libres o las ausencias. Incluso los empleados lo pueden hacer.
Un software de vacaciones nos permite canalizar las solicitudes de vacaciones en un mismo canal. Los trabajadores las solicitan, queda constancia de ello, y recursos humanos aprueba la solicitud o la rechaza.
No son pocos los casos de trabajadores que solicitan las vacaciones de forma informal. Y a la hora de la verdad, esa solicitud ha quedado en el aire.
Además, en el portal del empleado los trabajadores pueden consultar cuántos días de vacaciones les quedan.
Contar con una ayuda de este tipo, también nos permite automatizar la gestión de vacaciones. Por ejemplo, el calendario de vacaciones se generará automáticamente.
A medida que se aprueban las solicitudes, este se va actualizando. Así, tenemos información en tiempo real y ahorramos tiempo.
De este modo, podremos controlar las vacaciones desde RRHH y mejorar el ambiente de trabajo. Hay que ser consciente de que no siempre podemos contentar a todos.
Por eso es fundamental tener una política de vacaciones clara y aprovechar al máximo nuestro software para gestionar las vacaciones.
Para más información sobre cómo gestionar las vacaciones desde RRHH, descubre los contenidos y guías de Sesame HR. Solicita hoy mismo la prueba gratuita de Sesame HR.
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